xtMail Suite for SAP - Einkaufsbelege, Vertriebsbelege und mehr per E-Mail versenden

Die xtMail Suite ist eine Komplettlösung zum E-Mail-Versand Ihrer Geschäftsdokumente direkt aus SAP. Die xtMail Suite bietet sehr flexible Konfigurationsoptionen zum Festlegen von Empfängern, zum automatischen Einfügen von E-Mail-Text und zum Hinzufügen zusätzlicher Anhänge. Alle Daten können direkt im Geschäftsbeleg überarbeitet werden. Die xtMail Suite kann für viele Belegarten in SAP-Modulen wie MM, SD, FI, QM oder PP verwendet werden.

Beschreibung

Beschreibung

Die E-Mail ist aus in heutiger Zeit kaum noch wegzudenken, dennoch werden bei der Nutzung von SAP noch häufig Dokumente, wie zum Beispiel Bestellungen oder Auftragsbestätigungen, auf Papier oder per Fax verschickt.

Der Versand dieser Dokumente per E-Mail kann viel Zeit und Geld sparen, leider sind die Möglichkeiten im SAP Standard nur sehr eingeschränkt. So wird die E-Mail zum Beispiel nur an die im Kunden- oder Lieferantenstamm festgelegte Haupt E-Mailadresse verschickt, es ist nicht möglich einen Mailtext zu hinterlegen und zusätzliche Anhänge können nicht angehängt werden.

Mit der xtMail Suite sind diese Einschränkungen kein Thema mehr: Verschicken Sie Ihre Dokumente so wie Sie es möchten. Viele zusätzliche Funktionen runden diese Erweiterung ab.

Module

Durch den modularen Aufbau dieser Lösung, erhalten Sie genau die Funktionen die Sie für Ihren Betrieb benötigen. Die xtMail Suite ist bisher für die folgenden Bereiche erhältlich:

  • Einkauf (alle Einkaufsbelege einschließlich Anfragen, Bestellungen, Kontrakte, Lieferpläne, Warenbegleitscheine)
  • Logistik-Rechnungsprüfung (ERS-Gutschriften)
  • SD-Verkaufsbelege (Auftragsbestätigungen, Angebote)
  • Logistik Execution (Auslieferungen, Anlieferungen, Transporte)
  • SD-Fakturen (Ausgangsrechnungen, Gutschriften)
  • QM-Meldungen (Meldungen zum Lieferanten oder Kunden)
  • PP-Arbeitspapiere (Fertigungsaufträge)
  • Finanzbuchhaltung (Zahlungsavise, Zahlungserinnerungen, Mahnungen)

Weitere Module sind auf Anfrage erhältlich.

Einfache Integration

Die technische Integration ist einfach und kann dank der ausführlichen Dokumentation sogar durch Sie selbst durchgeführt werden. Anschließend sind nur wenige Einstellungen notwendig um die xtMail Suite sofort zu nutzen:

  • Definieren Sie einen Standardtext und Betreff, welcher in Zukunft in Ihre E-Mails eingefügt wird. 
  • Legen Sie fest, welche Absendeadresse verwendet werden soll

Der Empfänger wird im einfachsten Fall - wie im Standard - aus den Stammdaten zum Business Partner entnommen. Somit sind keine weiteren Einstellungen erforderlich um die Erweiterung zu nutzen.

Anschließend können Sie nach Bedarf ins Detail gehen - über eine sehr flexible Absender-, Empfänger-, Betreff-, Mailtext- und Anhangsfindung ermitteln Sie für jeden Bereich der E-Mail genau die Daten welche Sie benötigen.

Die Einstellungen können sich natürlich für jede Situation unterscheiden: Finden Sie zum Beispiel abhängig von der Nachrichtenart unterschiedliche Empfänger, oder abhängig von der Organisationseinheit unterschiedliche Texte und Signaturen.

Optionale zusätzliche Anlagen

Auf Wunsch werden zusätzliche Anlagen zusammen mit der E-Mail verschickt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Anlagen in den „Generischen Objektdiensten“ abgelegt wurden, oder über das Dokumentenverwaltungssystem (DVS) in das Dokument übernommen wurden. Auch Dokumente die per DVS im Materialstamm angebunden wurden (zum Beispiel technische Zeichnungen) können automatisch als Anlage an die E-Mail angehängt werden - dies ist selbst für Stücklisten möglich.

Alle Anhänge lassen sich dabei automatisch filtern, so dass nur die Informationen nach außen gelangen, die ich dafür vorgesehen sind.

Vollautomatisch oder doch manuell?

Entscheiden Sie selbst wie viel Interaktion zum Versand von E-Mails Ihre Mitarbeiter benötigen. Sie können die Erweiterung so einstellen, dass alle E-Mails automatisch verschickt werden. Empfänger, Mailtexte und die zusätzlichen Anhänge können im Hintergrund ermittelt werden.

Oder ermöglichen Sie Ihren Anwendern direkt im jeweiligen Business Dokument Empfänger, Betreff und Mailtext zu überarbeiten, sowie weitere Anhänge von Hand auszuwählen oder manuell hinzuzufügen.

Über ein zentrales Cockpit können Sie alternativ alle anstehenden E-Mails an einer zentralen Stelle überwachen, bei Bedarf anpassen und mit einem Klick verschicken.

Umfangreiche Protokollierung

Alle über die Erweiterung verschickten E-Mails werden protokolliert. So sehen Sie stets genau, welches Dokument, in welcher Ausprägung verschickt wurde. Das Protokoll enthält den Versandzeitpunkt, die Empfängerliste, eine Übersicht der zusätzlich angehängten Dokumente, sowie den Mailtext.

Die Protokolle können direkt aus dem jeweiligen Business Dokument oder aus einem zentralen Monitor abgefragt werden.

Viele weitere Funktionen

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Funktionen. Lassen Sie (zusätzliche) Anhänge in eine ZIP-Datei verpacken, verschmelzen Sie beim Versand mehrere PDF-Dateien zu einer PDF-Datei und vieles mehr ...

Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Webseite:

xtMail Suite - E-Mail Versand aus SAP

Vorteile

Funktion (Auswahl)

SAP Standard*

Erweiterung

Versand von Dokumenten per E-Mail

Flexible Empfängerfindung

Senden an mehrere Empfänger, einschließlich Kopieempfänger (CC) und Blindkopieempfänger (BCC)

Automatisches Einfügen von Mailtexten und Signaturen abhängig von den Belegdaten, mit Platzhaltern für dynamische Informationen

Versand von E-Mails im HTML Format

Pflege aller E-Mail Daten direkt aus den SAP Transaktionen zum Beleg

Festlegen einer individuellen Absendeadresse

Versand von zusätzlichen Anhängen aus den generischen Objektdiensten (Datenbank & Archive Link), dem Dokumentenverwaltungssystem oder von im Materialstamm hinterlegten Dokumenten

Manuelles Anhängen von zusätzlichen Dokumenten durch den Anwender direkt im Beleg

Viele weitere Funktionen ...

* Einige der genannten Funktionen sind mit Einschränkungen in S/4HANA verfügbar, insofern BRFplus als Ausgabesteuerung verwendet wird.

Technik

Die Integration in Ihre bestehenden Abläufe erfolgt nahtlos und im Standard.

Dokumente werden weiterhin über die normale Nachrichtenverarbeitung mit Medium 5 (externes Senden) verschickt. Die Einbindung der Erweiterung erfolgt über das Druckprogramm und kann mit wenigen Zeilen Code modifikationsfrei vorgenommen werden.

Dokumentenspezifische Funktionen, wie zum Beispiel die Pflege von Empfängern im Business Dokument, erfordern zusätzlich eine Einbindung in die jeweilige Transaktion. Dies geschieht jedoch ausschließlich über User-Exits und BAdIs.

Die xtMail Suite ist ein durch die SAP zertifiziertes Add-On.

Voraussetzungen:

  • Klassisches ERP - ECC 6.0 (EhP0 bis EhP8)
  • S/4HANA ab 1809

Preismodell

Sie können die xtMail Suite bereits ab 6.300 Euro nutzen (einmalige Lizenzgebühren, Nutzung in einem Modul, < 250 named User). Ein Wartungsvertrag kann optional abgeschlossen werden. 

Bitte nehmen Sie über den oben stehenden Anfrage-Service oder über unsere Webseite Kontakt mit uns auf, um ein individuelles Angebot zu erhalten.

Anbieter Info

conlutio GmbH

Adresse:
Staarenbergstraße 64
Kraichtal, 76703
Deutschland

Telefon:
+49 (7251) 30763-21

Fax:
+49 (7251) 30763-29

Webseite:
www.conlutio.de

Was machen wir?

Die conlutio GmbH wurde 2011 gegründet. Unsere Schwerpunkte sind neben der klassischen SAP Beratung die Entwicklung von individuellen Speziallösungen zu Anforderungen unserer Kunden aber auch die Entwicklung und Vertrieb von SAP Add-Ons.

  • SAP Beratung: Durch unsere langjährige Erfahrung und Prozesskenntnis können wir Ihrem Unternehmen optimal bei der Lösung Ihrer Probleme behilflich sein. Unser Schwerpunkt liegt hierbei in allen Bereichen der Logistik, Controlling und Finanzbuchhaltung.
  • SAP Produkte: Wir bieten Ihnen mehrere bewährte Add-Ons zur Installation in Ihrem SAP System an. Unser bekanntestes Add-On, die conlutio xtMail Suite, ist eine umfassende Lösung um den Versand von E-Mails aus SAP auf ein neues Level zu heben.
  • SAP Entwicklung: Gerne entwickeln wir eine individuelle Lösung zur Abbildung Ihrer Prozesse. Sprechen Sie uns an!

mit * markierte Felder sind Pflichtfelder

conlutio GmbH und die apps4erp GmbH wird meine eingegebenen Kontaktdaten nur für diese Anfrage nutzen und nur nach ausdrücklicher Freigabe durch mich zur Beantwortung dieser Anfrage an andere Partner weiter geben.

Bitte beachten Sie unsere Datenschutzerklärung und insbesondere bei der Nutzung dieses Kontaktformulars den Absatz Erhebung und Verarbeitung bei Nutzung des Kontaktformulars

Eigene Bewertung verfassen

xtMail Suite for SAP - Einkaufsbelege, Vertriebsbelege und mehr per E-Mail versenden

xtMail Suite for SAP - Einkaufsbelege, Vertriebsbelege und mehr per E-Mail versenden

Die xtMail Suite ist eine Komplettlösung zum E-Mail-Versand Ihrer Geschäftsdokumente direkt aus SAP. Die xtMail Suite bietet sehr flexible Konfigurationsoptionen zum Festlegen von Empfängern, zum automatischen Einfügen von E-Mail-Text und zum Hinzufügen zusätzlicher Anhänge. Alle Daten können direkt im Geschäftsbeleg überarbeitet werden. Die xtMail Suite kann für viele Belegarten in SAP-Modulen wie MM, SD, FI, QM oder PP verwendet werden.

2 andere Produkte in der gleichen Kategorie: