xtMail Suite for SAP - Einkaufsbelege, Vertriebsbelege und mehr per E-Mail versenden

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Beschreibung

Die E-Mail ist aus in heutiger Zeit kaum noch wegzudenken, dennoch werden bei der Nutzung von SAP noch häufig Dokumente, wie zum Beispiel Bestellungen oder Auftragsbestätigungen, auf Papier oder per Fax verschickt.

Der Versand dieser Dokumente per E-Mail kann viel Zeit und Geld sparen, leider sind die Möglichkeiten im SAP Standard nur sehr eingeschränkt. So wird die E-Mail zum Beispiel nur an die im Kunden- oder Lieferantenstamm festgelegte Haupt E-Mailadresse verschickt, es ist nicht möglich einen Mailtext zu hinterlegen und zusätzliche Anhänge können nicht angehängt werden.

Mit der xtMail Suite sind diese Einschränkungen kein Thema mehr: Verschicken Sie Ihre Dokumente so wie Sie es möchten. Viele zusätzliche Funktionen runden diese Erweiterung ab.

Module

Durch den modularen Aufbau dieser Lösung, erhalten Sie genau die Funktionen die Sie für Ihren Betrieb benötigen. Die xtMail Suite ist bisher für die folgenden Bereiche erhältlich:

• Einkauf (alle Einkaufsbelege einschließlich Anfragen, Bestellungen, Kontrakte, Lieferpläne, Warenbegleitscheine)
• Logistik-Rechnungsprüfung (ERS-Gutschriften)
• SD-Verkaufsbelege (Auftragsbestätigungen, Angebote)
• Logistik Execution (Auslieferungen, Anlieferungen, Transporte)
• SD-Fakturen (Ausgangsrechnungen, Gutschriften)
• QM-Meldungen (Meldungen zum Lieferanten oder Kunden)
• PP-Arbeitspapiere (Fertigungsaufträge)
• Finanzbuchhaltung (Zahlungsavise, Zahlungserinnerungen, Mahnungen)

Weitere Module sind auf Anfrage erhältlich.

Einfache Integration

Die technische Integration ist einfach und kann dank der ausführlichen Dokumentation sogar durch Sie selbst durchgeführt werden. Anschließend sind nur wenige Einstellungen notwendig um die xtMail Suite sofort zu nutzen:

• Definieren Sie einen Standardtext und Betreff, welcher in Zukunft in Ihre E-Mails eingefügt wird. 
• Legen Sie fest, welche Absendeadresse verwendet werden soll

Der Empfänger wird im einfachsten Fall - wie im Standard - aus den Stammdaten zum Business Partner entnommen. Somit sind keine weiteren Einstellungen erforderlich um die Erweiterung zu nutzen.

Anschließend können Sie nach Bedarf ins Detail gehen - über eine sehr flexible Absender-, Empfänger-, Betreff-, Mailtext- und Anhangsfindung ermitteln Sie für jeden Bereich der E-Mail genau die Daten welche Sie benötigen.

Die Einstellungen können sich natürlich für jede Situation unterscheiden: Finden Sie zum Beispiel abhängig von der Nachrichtenart unterschiedliche Empfänger, oder abhängig von der Organisationseinheit unterschiedliche Texte und Signaturen.

Optionale zusätzliche Anlagen

Auf Wunsch werden zusätzliche Anlagen zusammen mit der E-Mail verschickt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Anlagen in den „Generischen Objektdiensten“ abgelegt wurden, oder über das Dokumentenverwaltungssystem (DVS) in das Dokument übernommen wurden. Auch Dokumente die per DVS im Materialstamm angebunden wurden (zum Beispiel technische Zeichnungen) können automatisch als Anlage an die E-Mail angehängt werden - dies ist selbst für Stücklisten möglich.

Alle Anhänge lassen sich dabei automatisch filtern, so dass nur die Informationen nach außen gelangen, die ich dafür vorgesehen sind.

Vollautomatisch oder doch manuell?

Entscheiden Sie selbst wie viel Interaktion zum Versand von E-Mails Ihre Mitarbeiter benötigen. Sie können die Erweiterung so einstellen, dass alle E-Mails automatisch verschickt werden. Empfänger, Mailtexte und die zusätzlichen Anhänge können im Hintergrund ermittelt werden.

Oder ermöglichen Sie Ihren Anwendern direkt im jeweiligen Business Dokument Empfänger, Betreff und Mailtext zu überarbeiten, sowie weitere Anhänge von Hand auszuwählen oder manuell hinzuzufügen.

Über ein zentrales Cockpit können Sie alternativ alle anstehenden E-Mails an einer zentralen Stelle überwachen, bei Bedarf anpassen und mit einem Klick verschicken.

Umfangreiche Protokollierung

Alle über die Erweiterung verschickten E-Mails werden protokolliert. So sehen Sie stets genau, welches Dokument, in welcher Ausprägung verschickt wurde. Das Protokoll enthält den Versandzeitpunkt, die Empfängerliste, eine Übersicht der zusätzlich angehängten Dokumente, sowie den Mailtext.

Die Protokolle können direkt aus dem jeweiligen Business Dokument oder aus einem zentralen Monitor abgefragt werden.

Viele weitere Funktionen

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Funktionen. Lassen Sie (zusätzliche) Anhänge in eine ZIP-Datei verpacken, verschmelzen Sie beim Versand mehrere PDF-Dateien zu einer PDF-Datei und vieles mehr ...

Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Webseite:

xtMail Suite - E-Mail Versand aus SAP