DocIQ – Dokumente mit Word in SAP online bearbeiten

Beschreibung

Mit unserer Lösung DocIQ können SAP-Anwender in SAP per Knopfdruck Doku­mente mit MS Word aufrufen und bearbeiten bzw. editieren. Alle SAP-Funktionalitä­ten wie Berechtigungskonzepte, Online-Eingabeprüfung oder Workflow können uneinge­schränkt genutzt werden.

DocIQ verbindet so die Flexibilität von Word mit der Intelligenz und Sicherheit von SAP. Und noch ein Grund zur Freude: DocIQ ist eine clevere Projektlösung, kein zusätzliches Tool. Eine Migration oder Schulung ist nicht notwendig.

SAP-Anwender in Unternehmen nutzen heute SAP und Word ganz selbstverständlich nebeneinander. Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder Verträge erstellen sie mit SAP und nutzen dabei die optimale Prozess- und Datenintegration. Aufgrund der begrenzten Möglichkeiten der Formulargestaltung im SAP-Standard werden die Dokumente aber oft in MS Word übertragen und dort für den Druck umgestaltet und formatiert.
Im täglichen Geschäft wird dann noch schnell und flexibel der vom Kunden gewünschte Zusatz ergänzt und das Anschreiben individuell abgeändert. All diese Extra-Informationen waren bis jetzt im SAP-System nicht erfasst oder nur noch eingeschränkt über das Doku­mentenmanagement verfügbar.

Unsere Lösung DocIQ integriert MS Word in SAP. Sie bietet SAP-Anwendern jetzt die Möglichkeit, bestehende SAP-Formulare per Knopfdruck in Word aufzurufen und wie gewohnt zu bearbeiten und zwar in dem Layout, wie es ausgedruckt wird.

Der Clou: Alle Dateneingaben, Formatierungen, Änderungen, Löschungen und Ergänzun­gen im Dokument werden im SAP-System wahlweise im Ursprungsbeleg oder in SAP-Tabellen gespeichert. Wird das Dokument erneut aufgerufen, sieht es daher genauso aus, wie es vorher mit allen Formatierungen und Änderungen abgespeichert wurde. Das ist Word-Komfort online in SAP. Umgekehrt können Änderungen im Word-Dokument durch die volle SAP-Integration online in den SAP-Ursprungsbeleg übernommen, z.B. ein neuer Termin in das Angebot, und die Änderung kann sofort in den Workflow einfließen.
DocIQ – Word Komfort online in SAP

Durch eine Onlineprüfung während der Eingabe werden Fehler schon bei der Erstellung eines Dokumentes minimiert. Restriktionen oder Berechtigungen, die im SAP hinterlegt sind, werden berücksichtigt, z.B. dass nur bestimmte Personen Preise bear­beiten oder Löschun­gen vornehmen dürfen oder dass nur bestimmte Schrift­arten zugelassen sind. Die Berechti­gungen können für Teilbereiche des Dokumentes auch unterschiedlich definiert sein.

Technisch betrachtet, nutzt der neue DocIQ-Word-Editor das vorhandene SAP-Script bzw. Smart Forms des gewünschten Formulars und stellt dieses zur Bearbeitung im Wordeditor bereit. Alle Änderungen des Anwenders werden entweder im Ursprungsbeleg als weiterer Kopf- oder Positionstext und/oder in eigenen SAP Tabellen abgespeichert.
DocIQ – Die Flexibilität von Word mit der Intelligenz und Sicherheit von SAP

Den Komfort von DocIQ kann man nutzen, man muss es aber nicht! DocIQ ist eine Option auf Knopfdruck, die vorhandenen Druckprogramme und Formulare können vom Anwender wei­terhin genutzt wer­den. Die Formulargestaltung und –pflege durch die IT erfolgt wie gewohnt in SAP, zusätzliches Know-how in der Formularentwicklung ist nicht notwendig.

Onlineprüfung, Berechtigungskonzept, Workflow-Anbindung, Revisionssicherheit
Das sind nur einige der Eigenschaften von DocIQ, aber entscheidende Vorteile gegenüber anderen Lösungen in der Formular- und Dokumentoptimierung, die durch die konsequente und einzigartige Online-Integration von DocIQ in SAP erreicht werden.
DocIQ kann grundsätzlich für alle Belegarten genutzt werden, für die ein druckbares SAP-Formular verfügbar ist, wie zum Beispiel für Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Ver­träge, FI-Belege, Servicemeldungen. Damit verbindet DocIQ von amotIQ solutions die Flexibilität von Word mit der Intelligenz und Sicherheit von SAP und optimiert so den tägli­chen Dialog mit internen und externen Kunden.

Vorteile

Auf einen Blick: Die Eigenschaften und Funktionen von DocIQ

Eigenschaften:

  • Der Einsatz ist für alle Belegarten möglich, für die ein druckbares SAP-Formular verfügbar ist.
  • Volle SAP-Integration und somit auch revisionssicher
  • Keine Anwenderschulung nötig, da das bestehende SAP und Word genutzt wird
  • DocIQ ist eine Option, die vorhandenen Druckprogramme und Formulare bleiben bestehen. Es ist kein zusätzliches Know-how der IT in der Entwicklung notwendig.
  • DocIQ ist eine Projektlösung: keine Lizenzkosten, keine zusätzlichen Tools nötig
  • Kein Migrationsaufwand, da auf den bestehenden Daten aufgesetzt wird
  • Keine Schnittstellen zu Subsystemen
  • Als GUI und Weblösung nutzbar
  • Auf Basis SAP Netweaver 640/ECC, modul- bzw. anwendungsunabhängig

Grundfunktionen:

  • Integrierter Aufruf für SapScript Formulare, die über die SAP SD Nachrichtentechnik ausgegeben werden
  • Aufruf über die Transaktion /amotiq/docIQ unter Angabe der Belegnummer
  • editieren von SAP SAP Script Formularen in einem MS -Editor
  • Druck oder Ablage der editierten Dokumente
  • belegbezogenes Speichern der Änderungen
  • Festlegung der editierbaren Bereiche durch einfaches Customizing

Zusatzfunktionen:

  • editieren von SAP Smart Forms Formularen in einem MS -Editor
  • Belegbezogene Auswahl der relevanten Belegnachrichten (eine oder mehrere)
  • Online - Eingabeprüfung
  • Berechtigungskonzept zum Editieren bestimmter Bereiche
  • Anbindung an das Dokumenten Management System (SAP DMS)
  • Auswahl von weiteren Dokumenten aus dem DMS zur Ausgabe
  • Anbindung an das SAP Records Management
  • Workflow - Anbindung / Anbindung Mail
  • Anbindung Business Workplace
  • Einbindung von Grafiken / Einbindung von Eingabefeldern
  • Wiedervorlagefunktion
  • Ausschluss von Belegpositionen und Neugenerierung des Dokumentes
  • Übernahme von Feldwerten in den Ursprungsbeleg
  • Auswertung von Textänderungen / Nachvollziehbarkeit von Textänderungen im Ursprungsbeleg
  • Nutzung als Interaktives Formular
  • TRex Indizierung, TRex-Suche, …

Technik

Integration von DocIQ

Die Lösung ist vollständig in SAP integriert. Es findet kein Download nach Word statt, sondern der Anwender bleibt integriert in SAP tätig.
DocIQ nutzt Teile der Office Integration. Es kann prinzipiell für jede Druckausgabe genutzt werden, da die erstellten OTF-Dateien in HTML und Word konvertiert werden.
Der Aufruf kann über eigene Transaktionen oder über die Integration in die SAP Applikation (über Nachrichtentechnik) erfolgen.

Preismodell

Grundfunktionen:

  • 8.000,00 € und beinhaltet folgende Leistungen
    • Integrierter Aufruf für SapScript Formulare, die über die SAP SD Nachrichtentechnik ausgegeben werden
    • Aufruf über die Transaktion /amotiq/docIQ unter Angabe der Belegnummer
    • editieren von SAP SAP Script Formularen in einem MS -Editor
    • Druck oder Ablage der editierten Dokumente
    • belegbezogenes Speichern der Änderungen
    • Festlegung der editierbaren Bereiche durch einfaches Customizing

Installation:

  • vor Ort 1.000€
  • Remote 500€

Zusatzfunktionen:

  • nach Aufwand

Anbieter Info

amotIQ solutions GmbH

Adresse:
Innovationsring 9
Saarbrücken, 66115
Deutschland

Telefon:
+49 681 95028-00

Fax:
+49 681 95028-01

Webseite:
www.amotiq.eu

Gründungsjahr: 2004


Was machen wir?
amotIQ solutions ist ein erfahrenes und flexibles IT-Beraterteam mit außergewöhnlichem Know-how zu Vertrieb, Logistik, innovativen Technologien und natürlich SAP.
Wir sind Mitglied der amotIQ Gruppe mit mehr als 500 Mannjahren Experten-Know-how.

Unser Fokus: SCM, Vertrieb & Logistik
Unsere Stärke: Das Mix & Match und die Prozesse dahinter.


Wo sind wir tätig?

Das Kundenspektrum der amotIQ solutions reicht von mittelständischen Unternehmen bis zu internationalen Konzernen der verschiedensten Branchen:
Automotive | Industrie | Dienstleistungsunternehmen | Health and Care | Hoch- und Tiefbau | Papier-Bürobedarf- Schreibwaren | Konsum- und Gebrauchsgüter | Pharma | Medien | Maschinen- und Anlagenbau

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